20 dicas para Microsoft Office PowerPoint

O PowerPoint é o programa mais lembrado quando o assunto é apresentação de slides. Seja na escola, na faculdade, no trabalho ou em casa, seu uso é muito comum. Segue então as dicas para usar melhor os recursos oferecidos pela ferramenta. As dicas apresentadas nesta página foram testadas e validadas no PowerPoint 2003 e no PowerPoint 2007 em português do Brasil.


1. Iniciando apresentação ao abrir arquivo:

Se você salvar seu arquivo do PowerPoint usando a opção de salvamento padrão (extensão .ppt no PowerPoint 2003 e anteriores, extensão .pptx na versão 2007), o programa sempre o abrirá de forma que você possa editá-lo. No entanto, você pode fazer com que o PowerPoint inicie a apresentação dos slides imediatamente, assim que o arquivo for aberto.

- no PowerPoint 2003, vá ao menu Arquivo / Salvar como / Salvar como tipo. Na janela que surgir escolha a opção Apresentação do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão .pps.

- no PowerPoint 2007, clique no botão Office (no topo superior esquerdo da tela) / Salvar como / Apresentação de slides do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão .ppsx.


Agora, faça o teste. Feche o PowerPoint e clique no arquivo criado. Note que ele abrirá imediatamente no modo de exibição de slides.


2. Voltando ao início da apresentação rapidamente:

Suponha que você tem uma apresentação com 80 slides e, lá pelo vigésimo, descobre que precisa começar a apresentação novamente. Para voltar ao primeiro slide, simplesmente pressione os botões esquerdo e direito do mouse ao mesmo tempo por dois segundos.


3. Ocultando apresentação sem sair do PowerPoint:

Durante a apresentação de slides, você pode deixar a tela do PowerPoint totalmente preta ou totalmente branca. Esse recurso é útil para, por exemplo, fazer os expectadores prestarem atenção em algo que você tem em mãos. Para isso, se quizer deixar a tela toda preta, pressione a tecla E em seu teclado. Se quizer deixar a tela toda branca, pressione a tecla C. Para voltar à apresentação de onde ela parou, simplesmente pressione qualquer tecla.


4. Usando slides em formato retrato:

- No PowerPoint 2003, vá em Arquivo / Configurar página. Na janela que surgir, escolha a orientação Retrato no campo Slides.

- No PowerPoint 2007, vá ao menu Design / Orientação do Slide, escolha Retrato.


5. Insindo imagens corretamente:

Muita gente costuma inserir imagens no PowerPoint usando o recurso "copiar e colar". Se sua apresentação tem muitos slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentação. Para diminuir as chances de esses problemas ocorrerem, insira as imagens da maneira correta.

- No PowerPoint 2003, vá em Inserir / Imagem / Do arquivo. Na janela que surgir, vá ao diretório onde a figura está armazenada e selecione-a;

- No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir / Imagem. Na tela que surgir, vá à pasta onde a figura esta armazenada e selecione-a.

Se a imagem que você quer inserir está no formato Bitmap (.bmp), considere converter esse arquivo para um formato mais leve, como JPEG (.jpg). Dessa forma, o tamanho do arquivo do PowerPoint não ficará grande.


6. Criando álbuns de fotografia rapidamente:

- No PowerPoint 2003, vá em Inserir / Imagem / Novo Álbum de fotografias. Na janela que abrir, clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos. Note que você pode selecionar todas as imagens do diretório. Quando esse processo for concluído, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum. No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer ver uma ou mais fotos por slide.

- No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir, clique em Álbum de Fotografias / Novo Álbum de Fotografias. Clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos. Note que você pode selecionar todas as imagens de uma só vez. Feita a seleção, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum. No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer uma ou mais fotos por slide. Note que também há um botão que permitir exibir slides abaixo da fotografia e outro que faz com que as imagens fiquem todas em preto e branco.



7. Mudando a posição dos slides rapidamente:

- No PowerPoint 2003, vá em Exibir e escolha Classificação de Slides (ou clique no botão Modo de Classificação de Slides). Na tela que surgir, basta arrastar com o mouse o slide para posição desejada;

- No PowerPoint 2007, clique no botão Classificação de Slides ou vá ao menu Exibição e escolha o referido botão. Agora, basta arrastar com o mouse qualquer slide para a posição que quiser.


8. Movendo slides de uma apresentação para outra:

- No PowerPoint 2003, vá em Exibir / Classificação de slides. Faça isso nas duas apresentações. Em seguida, vá ao menu Janela e clique em Organizar todas. Ambas as apresentações serão exibidas ao mesmo tempo, lado a lado. Agora, basta arrastar os slides que quiser de uma para a outra;

- Na versão 2007, vá em Exibição / Classificação de Slides. Faça esse procedimento nos dois arquivos. Depois, ainda em Exibição, vá à área Janela e clique em Organizar todas. Note que o PowerPoint exibirá ambos os arquivos ao mesmo tempo, um ao lado do outro. Agora, basta arrastar os slides desejados de uma apresentação para a outra.


9. Insirindo sons:

Para inserir um som (midi, wave ou mp3) numa apresentação Power Point,clique em Inserir / Filmes e sons / som de arquivo, abre-se uma caixa de diálogo, nela selecione o arquivo de som que quer incorporar na apresentação. Clique em OK. Aparece o ícone de um alto-falante e abre-se uma nova caixa de diálogo onde lhe é feita a pergunta se deseja que o som seja reproduzido automaticamente durante a apresentação ou apenas quando fizer clique sobre o ícone, responda SIM ou Não conforme preferir. Grave a apresentação no formato PPS.



10. Movendo itens nos slides com precisão:

Se você inseriu uma figura ou um objeto qualquer em um slide, pode necessitar posicioná-lo de maneira precisa. Uma das formas para isso é selecionar o item e movimentá-lo usando as teclas de seta do teclado. Todavia, essas teclas fazem com que o objeto dê pequenos "pulos" para se movimentar. Para fazer com que o item se mova de forma contínua, sem os pequenos pulos, selecione-o e utilize as teclas de seta mantendo o botão Ctrl do teclado pressionado. No PowerPoint 2003, essa mesma instrução vale para redimensionar o tamanho dos itens do slide.


11. Inserindo caracteres e símbolos especiais:

- Na versão 2003, clique em uma caixa de texto qualquer ou vá em Inserir / Símbolo. Agora, escolha o caractere que desejar.

- No PowerPoint 2007, insira uma caixa de texto ou vá em Inserir / Símbolo. Em seguida, basta selecionar o caractere desejado e clicar em Inserir.

Note que essa opção somente é acessível durante a manipulação de textos.


12. Salvando seus slides como imagem:

- No PowerPoint 2003, vá em Arquivo / Salvar como / Salvar como tipo: escolha um dos formatos de imagem disponíveis: GIF, JPEG, PNG, TIFF ou BMP;

- Na versão 2007 do software, clique no botão Office / Salvar Como / Outros Formatos. Depois, escolha um dos tipos de imagem disponíveis (são os mesmos da versão 2003).

Note que se a apresentação tiver mais de um slide, o programa poderá perguntar se você quer salvar todos os slides como imagem ou somente o atual.


13. Usando grades para posicionar melhor os itens do slide:

Para ativar essa opção, sob o slide atual clique com o botão direito do mouse / Grades e Guias. Na janela que surgir, escolha o espaçamento desejado e clique no botão Exibir grade na tela. Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrário.


Note que as grades servem apenas para ajudá-lo no posicionamento dos itens, portanto, não aparecerão durante a apresentação. O procedimento acima vale para ambas as versões do PowerPoint.


14. "Escrevendo" no slide durante a apresentação:

Se você quiser destacar uma palavra, uma frase ou qualquer outro item do slide durante a apresentação, basta clicar com o botão direito do mouse no slide / Opções de ponteiro, escolha a caneta ou o marca-texto. Agora, você poderá "rabiscar" o slide e fazer os destaques que quiser. Note que, quando você finalizar ou mudar de slide, o programa perguntará se você quer salvar esses "rabiscos". Essa dica vale para ambas as versões do PowerPoint.


15. Deixando o Gif transparente no Power Point:

Clique em Apresentação em branco, OK / escolha o quadrado vazio, OK. Clique em Inserir / Figura / do Arquivo. Escolha a Figura e clique em Inserir. Clique com o botão direito na figura e escolha "Mostrar barra de ferramentas da figura". Na Barra de Ferramentas da Figura, escolha o ícone: "Definir cor transparente". O cursor se transforma numa setinha com uma espécie de canetinha. Leve o cursor até a figura e clique na cor que deseja retirar. Clique fora da figura e retire a seleção. Clique em Arquivo / Salvar como / Salvar como gif.


16. Adicionando hiperlinks:

O recurso pode ser explorado para permitir que se salte de um slide para outro que não seja o imediatamente anterior ou posterior, acessar arquivos, abrir páginas da web, acionar o cliente de e-mail e até mesmo abrir outra apresentação.

Para adicionar um link para uma página da web, certifique-se de que esteja no modo de exibição Normal, selecione o texto que vai servir de âncora, abra a guia Inserir e, no grupo Links, clique no botão Hiperlink (outra opção é teclar Ctrl + K). Digite a URL do site no campo endereço e clique em OK. Lembre-se de digitar o endereço exatamente como aparece no browser. Feito isso, o texto aparece sublinhado no slide. A cor do sublinhado pode variar de uma situação para outra de acordo com o modelo de slide em uso.



17. Adicionando vídeos do Youtube:

É possível rodar videoclipes do YouTube diretamente nas apresentações do PowerPoint. Em vez de interromper a seqüência de slides, abrir o browser e localizar o filme na web simplesmente reserve um slide para ele e comande a execução sem perder tempo nem sair do PowerPoint 2007.

Para fazer a inserção do vídeo do YouTube no PowerPoint, precisamos exibir no programa a guia Desenvolvedor caso ela não esteja aparecendo. Para isso, clique no botão Office e depois em Opções do PowerPoint. Na tela Opções do PowerPoint, na seção Mais Usados, marque a caixa Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções. Dê OK para sair dessa caixa de diálogo. Dedicada a programadores, essa guia aparece na tela. Observe que ela também vai aparecer em outros programas do Office instalados na máquina, como o Word e o Excel.

Habilitada a guia Desenvolvedor, passamos ao vídeo do YouTube. O procedimento é simples. No browser, vá até a página do YouTube onde está o vídeo que você quer exibir na apresentação. Lá, copie a URL do vídeo que aparece na barra de endereços do navegador. Agora, na apresentação, selecione o slide em que vai entrar o videoclipe. Na guia Desenvolvedor, clique no botão Mais Controles – aquele que tem o desenho de duas ferramentas cruzadas. Surge a caixa Mais Controles. Selecione a opção Shockwave Flash Object, que é o formato dos vídeos armazenados no YouTube. Dê OK.

Em seguida, trace no slide a tela que será ocupada pelo clipe. Clique com o botão direito no objeto criado e escolha Propriedades. Na janela que surgirá, cole o endereço do YouTube na linha Movie. Precisamos fazer duas alterações nessa URL. Primeiro, elimine o trecho wathc?. Em seguida, troque o sinal de igual (=) por uma barra. Feche a janela Propriedades.

Acione F5 para executar a apresentação. Quando o slide é exibido, você precisa clicar na seta para tocar o vídeo. Obviamente, você só pode pensar nesta solução se tiver certeza de que vai executar a apresentação num sistema conectado à internet. O arquivo com o vídeo continua nos servidores do YouTube. Em sua apresentação, fica apenas o objeto Shockware Flash, que aponta para o endereço do arquivo remoto.



18. Cuidado com a escolha das fontes!

Você criou uma apresentação muito bacana, mas ao abrí-la em outro computador, percebeu que uma das fontes que escolheu é diferente. Isso certamente ocorreu porque essa fonte não está instalada no computador em questão. Para evitar problemas desse tipo, utilize apenas fontes que você sabe serem comuns, como Arial, Verdana, Times New Roman e Tahoma.


19. Não insira muito texto!

Numa apresentação, não é conveniente exibir slides com muito texto. A melhor opção é inserir apenas tópicos que dão destaque ao que você vai abordar. No entanto, se a inserção de textos longos realmente for necessária, divida-o em vários slides, já que mantê-lo em um slide só exigirá um tamanho de fonte pequeno, coisa que pode atrapalhar a leitura de quem está longe da tela.


20. Teclas de atalho!

Teclas de atalho para trabalhar com Apresentações

CTRL+O: Criar uma nova apresentação

CTRL+M: Inserir um novo diapositivo

CTRL+D: Fazer uma cópia do diapositivo selecionado

CTRL+A: Abrir uma apresentação

CTRL+W: Fechar uma apresentação

CTRL+P: Imprimir uma apresentação

CTRL+G: Guardar uma apresentação

F5: Executar uma apresentação

ALT+F4: Sair do PowerPoint

CTRL+L: Localizar texto, formatação e itens especiais

CTRL+U: Substituir texto, formatação específica e itens especiais

CTRL+K: Inserir uma hiperligação

F7: Verificar a ortografia

ESC: Cancelar uma ação

CTRL+Z: Anular uma ação

F4: Refazer ou repetir uma ação

F6: Mudar para o painel seguinte (no sentido dos ponteiros do relógio)

SHIFT+F6: Mudar para o painel anterior (no sentido contrário ao dos ponteiros do relógio)


Bônus. Terminando apresentação sem tela preta!

Para finalizar os slides sem tela preta faça o seguinte: Com o PowerPoint aberto, clique no botão Office > Opções do PowerPoint. Na categoria Avançado, localize a área Apresentação de Slides e desmarque a opção "Terminar com Slide Preto". Pronto.

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